Vi är alla unika, men har samtidigt många likheter

En intervju med Mathias Carlzon

Saab AB i Göteborg är mitt uppe i en kulturell anpassning mot Aktivitetsbaserat arbetssätt. Att bygga om den fysiska miljön har gått relativt lätt men hur gör man så att medarbetarna använder de nya verktyg som det aktivitetsbaserade kontoret erbjuder?

Mathias Carlzon berättar att Saab AB i Göteborg är mitt uppe i en kulturell anpassning mot Aktivitetsbaserat arbetssätt. Att bygga om den fysiska miljön har gått relativt lätt men hur gör man så att medarbetarna använder de nya verktyg som det aktivitetsbaserade kontoret erbjuder?Vi började med att analysera hur de anställda arbetade och det visade sig att vi inte var särskilt annorlunda jämfört med andra företag när det gäller behovet av samarbete och individuellt arbete. Vi genomförde kapacitetsmätningar och uppskattade hur många människor som kom och gick samt rörelsemönster mellan våningsplan.
Så inträffade något som gjorde att vi fick oss en tankeställare. I våras köpte vi semlor till personalen på fettisdagen där vi räknade in att 10% skulle vara borta från kontoret. Det visade sig att 30% av semlorna vi hade beställt var orörda, trots att många åt två semlor istället för en. Tänker vi skrivbord så hade vi den tisdagen haft minst 30% lediga skrivbord om vi hade arbetat traditionellt. Är oanvända skrivbord att använda sina resurser på bästa sätt?

För att lyckas anpassa oss har vi i sann lean-anda om och om igen ställt oss frågan varför. Varför har vi arbetat på ett visst sätt och vad är det för behov som medarbetarna har? Efter att identifierat behovet har vi hittat lösningar/funktioner/miljöer som ger medarbetarna stöd för deras arbetsuppgifter. Idag har vi miljöer som stödjer ensamarbete, samarbete i team, arbete med sekretess av olika nivåer, olika miljöer för olika ljudnivåer samt möjligheter till möten. Vi har fler verktyg i verktygslådan än tidigare men tricket nu är att lära oss använda dem på ett bra sätt.
Nyckeln till aktivitetsbaserat arbetssätt är att inse att även om vi tycker att vi är olika, har vi alla människor några specifika behov som berör att vi behöver se och synas, höra och höras samt känna trygghet. I det traditionella kontoret har försökt tillgodose dessa behov genom det egna utrymmet. I det aktivitetsbaserade kontoret kan dessa behov tillgodose genom att arbeta med värderingar och beteenden.
Resultatet såhär långt är över förväntan. Vi har kommit närmare varandra och börjat agera gränsöverskridande men använder också kontorsytan mer effektivt. De spontana möten och informationsspridningen har bidragit positivt till både affärer och produktutveckling. 
Det finns inga hinder för Aktivitetsbaserat arbetssätt, utan bara möjligheter. Vi är alla väldigt unika och speciella om man frågar varje individ men i grund och botten har vi många likheter.