Stockholm Vatten arbetar aktivitetsbaserat

Intervju med Malin Warpare och Maria Falk

Efter 110 år i sina lokaler på Torsgatan valde Stockholm Vatten att flytta till nya lokaler i mars 2016 och ändrade samtidigt arbetssätt. Malin Warpare och Maria Falk berättar om deras resa till aktivitetsbaserat arbetssätt.

Vilka värden eller motiv var vägledande för det nya kontoret och arbetssättet?
Vi ville med ett ändrat arbetssätt underlätta samverkan och interaktion och bättre stödja våra processer och förbättringsarbeten. Vi ville också ha en ökad variation och flexibilitet i arbetssätt och arbetsformer. Samtidigt var det viktigt för oss att det nya kontoret skulle vara hälsofrämjande och trivsamt samt att vi kunde bli en än mer attraktiv arbetsplats för kommande medarbetare.
De ledstjärnor som därefter ledde vårt arbete var samarbete, effektivitet, trivsel och kreativitet.
Vad var inställningen till förändringen hos medarbetarna innan flytt?
Från början viste vi inte om vi skulle ha fasta platser i kontorslandskap, ställa om till aktivitetsbaserat eller ha en mix av de två. Vi gick på en del studiebesök och konferenser och försökte få mer insikt i frågan. Därefter kom vi framtill att vi lättare kunde leva upp till våra mål utifrån ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Sedan hade inte någon annan lösning inte varit möjligt med tanke på att verksamheten växte. Vi ökade från 230 personer till över 300 och med fasta arbetsstationer skulle inte alla fått plats i det nya kontoret.
Vi gick ju från att ha stora egna rum till en aktivitetsbaserat arbetssätt och för många var det ett stort steg att både förlora möjligheten till att stänga dörren om sig och samtidigt inte ha en fast plats på arbetsplatsen. Därför var det mycket farhågor i början. Medarbetarna undrade hur de skulle få plats med alla sina dokument och hur de skulle hitta varandra. Vissa visade mer starka känslor än andra.
En annan fråga som dök upp var hur vi faktiskt vet att alla arbetar. Det blir ju ett annorlunda ledarskap och medarbetarskap när man arbetar aktivitetsbaserat. Bland annat togs ett ledningsbeslut att alla skulle logga in sig på Skype när det arbetade. På så sätt har vi fått tillgång till varandra även om vi jobbar på olika håll. Och med tanke på att våra beläggningsgradsmätningar i det gamla kontoret visade att vi i medel hade en beläggning på 33% och 51% för den enhet som var mest närvarande kanske vi har bättre tillgång till varandra nu än tidigare.
För oss har det aktivitetsbaserade arbetssättet varit viktigt för att utveckla vår företagskultur men det är viktigt att vi ständigt utvärderar och utvecklar oss. Vi behöver fortlöpande fråga oss om det sättet vi arbetar på stöttar våra mål och om det finns grupper inom organisationen som kanske har andra faktiska behov för att kunna lösa sina arbetsuppgifter. Vi får inte avstanna i vår utvärdering, utan ständigt anpassa kontoret till rådande förutsättningar.

Hur arbetade ni med förändringsprocessen?
Vi skapade arbetsgrupper som skulle arbeta med allt från IT att göra till avfallshantering. De som ville vara engagerade fick om de ville ingå i flera grupper. På så sätt var medarbetarna engagerade i projektets olika delar. Vi hade även en grupp som skulle arbeta med våra förhållningsregler. Där såg dock vi till att vi minst hade en person från varje enhet. På så sätt ville vi säkra att vi hade en så stor förankring som möjligt inom just det området. Arbetet i grupperna ledde till förslag som sedan styrgruppen fattade beslut om.
Sedan informerade vi löpande på vårt intranät, med mail, i print och på möten. Vi genomförde workshops och gjorde studiebesök. Vi bestämde oss även tidigt för att vi inte skulle vara färdiga med förändringsarbetet när vi väl hade flyttat in utan att det skulle ske ett kontinuerligt förbättringsarbete. Därför arbetar vi fortfarande med förändringen.
Vad skulle ni gjort annorlunda om ni fick göra om processen?
Vi önskar att vi hade haft en extern projektledare redan från början. Det var mycket mer att göra och tillsammans med övriga arbetsuppgifter som vi var tvungna att sköta blev det tidvis för mycket att göra. Sedan är rollen även emotionell belastande då mycket oro från medarbetare riktas mot de som driver förändringen.
Sedan skulle vi nog ha undvikit att gruppera medarbetarnas personliga skåp per våningsplan för att än mer stimulera medarbetarna att även röra sig mellan våningarna.
Man får vara beredd på att det mesta blir mer ansträngande än man tänker från början, alltifrån att ta hand om själva bygg- och inredningsprojekten till att informera och leda förändringen.
Vad är ni idag mest nöjda med?
Vi är väldigt glada över vår nya teknik, att det finns en variation av arbetsplatser och att vi kan välja den yta som passar oss bäst utifrån vad vi ämnar göra. Men vi är också glada över allt material och alla fysiska dokument som vi har blivit av med och att flytten var ett tillfälle till att digitalisera. Efter 110 år i ett och samma kontor lyckas man samla på sig ganska mycket som man lika gärna kan vara utan.

[vc_gallery type=”image_grid” images=”2659,2672,2671,2670,2669,2668,2667,2666,2665,2664,2663,2662,2661,2660″ title=”Stockholm Vattens kontor – En stimulerande arbetsplats där man blandar gammalt med nytt”]