Kundfall

Nedan presenteras ett urval av de verksamheter vi stöttat i samband med planering av ny lokal och förändring till nytt arbetssätt

Oftast får vi först förtroendet att ta fram ett arbetsplatskoncept som sedan mynnar ut i att vi projekt- och förändringsleder omställningen till ett nytt arbetssätt. Det innebär att när konceptet har accepterats av verksamheten så samarbetar vi med arkitekt, hyresvärd och andra aktörer för att skapa det framtida kontoret samtidigt som vi jobbar med den interna organisationen för att förbereda verksamheten för flytt eller det förändrade arbetssättet.

Vårt expertis innebär också att vi ofta kallas in för att stötta upp i befintliga projekt, antingen med enskilda föreläsningar och workshops eller som stöd till projekt- och förändringsledaren.

Nedan hittar ni ett urval av verksamheter som vi stöttat på olika sätt. Vi har ett brett repertoar av insatser som vi erbjuder inom området och tar gärna en dialog med er för att identifiera ert behov och berätta hur vi bäst kan hjälpa er.

Arbetsplatskoncept & lokalplanering

Projekt- & förändringsledning

Föreläsningar och workshops

Arbetsplatskoncept och lokalplanering

Agilt kontorskoncept

Svekon hade växt ut ur sina lokaler i Täby och ville skapa ett nytt kontor som främjade ett innovativt och samarbetsorienterat arbetssätt. Svekon utvecklar fysiska prototyper åt sina kunder och det var viktigt att medarbetarna enkelt kunde arbeta med prototyper i kontorsmiljön. Det var även viktigt att de nya lokalerna skulle vara attraktiva med god arbetsmiljö för att främja produktivitet, trivsel och även rekrytering.

Baserad på insamlad data och verksamhetens önskade riktning togs ett agilt kontorskoncept fram som innehöll mycket avlastnings- och projektytor där medarbetare enkelt kunde samarbeta och hjälpa varandra i respektive projekt. WeOffice jobbade nära arkitekten för att anpassa lokalerna till arbetsplatskonceptet med hänsyn taget till att lokalerna skulle vara välanpassade till en framtida personaltillväxt. Vidare jobbade vi även fram en öppen och inbjudande lounge som var inbjudande och kunde fungera väl för både sociala event och större möten.

Johan Lantz

CEO, Svekon Konstruktionstjänst
Svekon har nu Stockholms finaste och bästa kontor. Jag kunde inte varit nöjdare. Aram guidade oss genom processen på ett föredömligt sätt genom sitt professionella agerande och djuplodande kunskap samt via effektiva workshop, för att få personalen involverad

Framtagning av arbetsplatskoncept samt planering av lokal

Syftet med projektet var att säkerställa myndighetens lokalförsörjning i Göteborg från och med den 1 juli 2021. I detta arbete är det viktigt att förutom tecknande av hyreskontrakt säkerställa att kostnadsbilden är neutral eller ännu hellre lägre jämfört med prognosen för 2020 samt att lokalernas utformning stödjer vårt arbete på ett bättre sätt än idag och stärker vårt samarbete.

Projektet startade när Corona/Covid-19 slog till som värst och medarbetare blev hänvisad till att jobba hemifrån. Detta föranledde till att WeOffice stuvade om sina processer till digitala plattformar och genomförde workshop med ledningsgrupp, föreläsningar och workshop med medarbetare på distans genom olika digitala kanaler med bibehållen kvalité och svarsfrekvens. Inom 2 månader efter start hade all nödvändig data samlats in och en dialog om lokalutformning kunde inledas med den tilltänkta hyresvärden.

Flexibelt arbetssätt med vissa undantag

I och med Regeringens beslut om att omlokalisera Sida till Botkyrka behövde verksamheten se över det koncept som man tidigare tagit fram gällande lokalbehov och arbetssätt. WeOffice fick i uppdrag att ta fram en målbild för hur Sidas framtida arbetssätt och miljöer ska utformas i Botkyrka samt genom en deltagande process ge Sidas medarbetare tillfälle att bidra till att utforma målbild för framtida arbetssätt.

WeOffice tog del av tidigare förstudie och genomförde kompletterande insatser och workshop i syfte att öka medarbetarnas delaktighet i processen och utveckla det koncept som redan tagits fram. Arbetsplatskonceptet som togs fram innehöll rekommendationer om framtida arbetssätt och ett urval samt antal av diverse arbetsytor för att skapa en arbetsmiljö som bidrar till effektivitet, kvalitet samt arbetsglädje.

Omställning till nytt arbetssätt i ny lokal

Vi fick förfrågan att hjälpa till att ta fram ett arbetsplatskoncept när man inte kom vidare gällande vilka typer av miljöer som den nya arbetsplatsen skulle erbjuda samt hur lokalen skulle utformas. Genom våra workshops och enkäter kunde vi rätt snabbt samla in tillräckligt med underlag för att skapa en samsyn inom organisationen om behoven samt jobba nära arkitekter för att planera lokalen utifrån dem.

Framtagning av arbetsplatskoncept

Vi fick förfrågan om vi kunde hjälpa till vid framtagning av arbetsplatskoncept inför ett lokalsök. Vi tog fasta på den kreativa och professionella miljö som verksamheten behövde och på basis av det och med workshops och enkätundersökningar som bas, tog vi fram ett arbetsplatskoncept som användes för att bedöma hur stor lokal verksamheten behövde samt hur den skulle utformas.

Diversifierat arbetsplatskoncept för en verksamhet med olika behov

I samband med en ny hyresperiod, behövde Skärholmens stadsdelsförvaltning se över sitt arbetssätt samt lokalanvändning på huvudkontoret. Målet med uppdraget var att utifrån fastighetens tekniska förutsättningar och medarbetarnas arbetsuppgifter arbeta fram ett modernt och attraktivt förslag på kontorslösning som kunde ge ett effektivt nyttjande av lokalerna och inspirerar till samarbete. Alla medarbetare och chefer fick möjlighet att delta i kartläggningsarbetet som mynnade ut i ett arbetsplatskoncept innehållande förslag på arbetssätt samt hur lokalerna skulle kunna användas.

Stefano Prestinoni

HR-chef, Skärholmens Stadsdelsförvaltning
Aram hade ett proffsigt bemötande, ett stort engagemang och ett kundorienterat perspektiv när han genomförde sitt uppdrag hos oss. Vi upplevde Aram som kunnig och väl insatt i aktuell forskning och trender gällande fysisk arbetsmiljö och arbetssätt. Vi är nöjda med arbetet som genomfördes för vår räkning

Projekt- och förändringsledning

Ombyggnation till ett verksamhetsanpassat kontor

I samband med att hyresavtalet förlängdes, ville verksamheten renovera sina lokaler, erbjuda nya typer av arbetsmiljöer samt se över sitt arbetssätt.

WeOffice tog fram ett arbetsplatskoncept, identifierade lokalbehov och planerade lokalutformningen. Behoven identifierades genom workshops, enkätundersökningar och intervjuer med medarbetare och chefer.

En del av verksamheten fortsatte jobba med fasta platser i kontorslandskap medan den andra delen övergick till ett flexibelt arbetssätt. Kontoret som skapades erbjuder olika typer av ytor såsom kontorsrum som används vid behov, samarbetsrum, projektytor, skrivbord i öppna ytor, mötesrum och ett lunchrum som förutom att erbjuda en avslappnad miljö för paus och återhämtning även fungerar bra för spontana möten.

WeOffice stöttade verksamheten som projektledare och planerade för evakuering, följde upp byggarbetet, handlade upp möbler och diverse tjänster, genomförde insatser för beteendeförändring och säkerställde att arbetsplatserna var iordningsställda och fungerande när kontoret invigdes.

Mimmi Österberg

HR Manager Nordics, Danone
”Danone valde WeOffice som samarbetspartner för att genomföra en större förändring av både arbetssätt och arbetsmiljö. Aram Seddigh har skickligt hanterat den uppsjö av frågor från både ledningsgrupp och anställda som en sådan stor förändring kräver med ett stort fokus på slutmålet och ett positivt tillvägagångsätt.

Övergång till ett flexibelt arbetssätt

Inför ett nytt hyreskontrakt behövde Basefarm utvärdera om deras befintliga lokal var lämplig att stanna kvar i eller om en ny lokal bättre kunde möta verksamhetens framtida behov. Ledningen såg fördelar med ett flexibelt arbetssätt för att underlätta projektarbeten och samarbeten mellan och inom olika grupper. Det var viktigt att kunna erbjuda tilltalande, kostnadseffektiva lokaler i ett attraktivt läge för att fortsatt kunna attrahera talanger samtidigt som lokalerna behövde leva upp till höga säkerhetskrav.

Ett flexibelt arbetsplatskoncept togs fram där det framgick vad för olika typer av ytor samt antal av respektive som behövdes för att täcka verksamhetens behov. Den nuvarande lokalen bedömdes inte kunna anpassas utifrån behoven och WeOffice genomförde ett lokalsök som resulterade i tre möjliga lokaler. Planritningar togs fram för dessa alternativ och användes i förhandling med fastighetsägare.

Basefarms lokaler håller just nu på att färdigställas och WeOffice har stöttat verksamheten avseende planering av lokal, beteendeförändring, inköp av möbler, identifiering av teknikbehov, upphandling av tjänster samt uppföljning av byggprojektet.

Ombyggnation till ett verksamhetsanpassat kontor

HVDC är en större enhet inom Powergrid divisionen (tidigare tillhörande ABB numera Hitachi). Verksamheten består i huvudsak av ingenjörer där många medarbetare under en lång tid jobbat inom verksamheten. I samband med att hyreskontraktet för deras dåvarande lokaler i Västerås löpte ut, behövde man dels avverka ytor dels skapa en mer flexibel kontorsmiljö. Vi genomförde kartläggningsarbetet och jobbade nära arkitekten för att ta fram förslag på lokalutformning som sedan förankrades inom organisationen. Vi hade huvudansvaret för planeringen av lokalen, beteendeförändringen, upphandling av möbler, teknik och diverse tjänster.

Efter förändringen kunde verksamheten dels mer än halvera sin kontorsyta dels erbjuda en förbättrad arbetsmiljö till sina medarbetare.

WeOffice har därefter fortsatt att hjälpa flera enheter inom Powergrid-divisionen. Däribland GA Product, GA Systems, Network Control och GPQS. Sammanlagt rör dig sig om mer 1000 personer inom divisionen som vi har tagit fram arbetsplatskoncept för.

Föreläsningar & workshops

Så påverkar den fysiska arbetsmiljön och arbetssätt vår hälsa och prestation

I sitt förändringsarbete till ett nytt arbetssätt var Trafikverket intresserad av en föreläsningsserie där deras medarbetare kunde ta del av de senaste rönen om hur olika typer av kontor och arbetssätt påverkar medarbetares hälsa och produktivitet. Sammanlagt gjorde vi nedslag i 8 olika städer och presenterade kunskapsläget.

Våra överenskommelser i kontorsmiljön

Inför flytt till ett nytt huvudkontor i Ulriksdal efterfrågade PEAB en workshopsserie med medarbetarna där de fick vara med och påverka deras gemensamma överenskommelser i kontorsmiljön. Insatsen inleddes med en föreläsning om hur kontoret påverkar vår hälsa och produktivitet och övergick därefter till en workshop där medarbetarna diskuterade fram vad som gällde i olika zoner.

Så ser och fungerar våra arbetsplatser om 5 år

På HR dagarna presenterade vi våra tankar om hur våra arbetsplatser kommer att fungera  i framtiden. Flexibelt med goda möjligheter till både fokus och samarbete.
Andra liknande sammanhang som vi bjudits in att tala på är Business arena och Almedalen. Vi har framträtt i på Sveriges Radio och Nyhetsmorgon.