Nu har det snart gått ett och ett halv år då pandemin slog till på riktigt i Sverige. I takt med att fler återvänder eller planerar att återvända till kontoret börjar organisationer reflektera över vilket arbetssätt som ska gälla på arbetsplatsen. En fråga som jag ofta ställer mig i diskussion med HR och fastighetschefer, är vad – eller vart – är arbetsplatsen numera? Är det hemma? Är det på kontoret? Är det både och? Oftast menar man både och i farvattnet av denna nya trend har begreppet hybrid arbetsplats eller arbetssätt blivit högaktuellt. Det pratas om även om hybrid arbete och hybrid kontor, kärt barn har många namn. Men vad innebär dessa begrepp egentligen? Hur skiljer sig hybrid arbetsplats från traditionella och flexibla kontor såsom aktivitetsbaserade kontor? I denna artikel tänkte jag bena lite i dessa begrepp.

Hybrid arbetsplats

Hybrid arbetssätt innebär att medarbetare har möjlighet att arbeta hemma och på kontoret utifrån en överenskommelse med arbetsgivaren
Hybrid arbetssätt innebär att medarbetare har möjlighet att arbeta hemma och på kontoret utifrån en överenskommelse med arbetsgivaren

Med en hybrid arbetssätt menar man att medarbetarna både har möjlighet att arbeta på distans och förväntas vara på kontoret några dagar i veckan. Arbeta på distans kan innebära att medarbetaren arbetar hemifrån, på ett kontorshotell eller på andra ställen, allt enligt överenskommelse med arbetsgivaren. Hybrid arbete definierar därmed inte direkt vilket arbetssätt som ska tillämpas på kontoret. Arbetar man på en hybrid arbetsplats kan man arbeta traditionellt på kontoret med fasta platser, flexibelt i flexkontor eller flexibelt i aktivitetsbaserade kontor.

Tre skäl till att aktivitetsbaserade kontor kommer att öka med hybrid arbetssättplats

Aktivitetsbaserat arbetssätt kan innebära mindre isolering på arbetsplatsen vid hybrid arbetssätt
Aktivitetsbaserat arbetssätt kan innebära mindre isolering på arbetsplatsen vid hybrid arbetssätt

Men med den ökade flexibiliteten, och den minskade närvaron som ett hybrid arbetssätt innebär, är det vanligt att verksamheter ser över sina kontorsmiljöer och implementerar aktivitetsbaserade kontor, för dem delar av verksamheten där det är möjligt.

Skäl att tillämpa högre flexibilitet på arbetsplatsen är flera. Dels medför hybrid arbetssätt att närvaron på kontoret sjunker. Innan pandemin visade närvarodata som vi tog del av vid framtagning av arbetsplatsstrategi, att i snitt var närvaron på kontoret 66%. Med hybrid arbetssätt kan denna siffra sjunka till 40-60% beroende på överenskommelse. Genom att då övergå till ett aktivitetsbaserat arbetssätt kan man samla skrivbordsytorna, vilket medför att de som är på plats inte tvingas sitta ensamma när de väl är på kontoret.

En annan aspekt är hållbarhet. Genom att minska vakanta ytor sparar man energi till att värma och kyla ytor.

Ytterligare skäl är att ta pengar från en utgift post för att kunna investera i en annan. Att arbeta hybrid innebär att verksamheten behöver investera i att ge medarbetare tillgång till ergonomiska verktyg såsom skärmar, skrivbord m.m. som de kan använda när de arbetar på distans. Det innebär också att man i allt högre grad behöver satsa på distansledarskap och samhörighetskapande aktiviteter. Dessa kostnader är nya budgetposter i företagens utgifter och genom att sänka kostnaden för lokaler, som ändå i allt större utsträckning står tomma, kan man få medel till dessa poster.

Att tänka på när ni implementerar ett hybrid arbetssätt och aktivitetsbaserade kontor!

Vid hybrid arbetssätt - tillgodose medarbetarnas behov att hantera visuell information när de arbetar på distans
Vid hybrid arbetssätt – tillgodose medarbetarnas behov att hantera visuell information när de arbetar på distans

Om ni ska införa ett aktivitetsbaserat kontor som ska stödja ett hybrid arbetssätt är det bra att reflektera över ett par punkter. För det första – vad ska ni ha kontoret till? Ska era medarbetare fortfarande kunna – på ett bra sätt – utföra individuella arbetsuppgifter på kontoret eller ska dessa arbetsuppgifter utföras på distans? Ska kontoret bli en mötesplats? Eller ska alla aktiviteter kunna utföra på kontoret även om ni tillämpar ett hybrid arbetssätt?

Ha i åtanke att även om många trivs med att utföra individuella arbetsuppgifter hemma, innebär tjänstemannarbete att få ihop olika typer av information som ofta är visuellt återgivna. Då menar jag inte bara grafiskt material utan även text och kalkyler. För att på ett effektivt sätt hantera denna typ av information behöver man ofta ha tillgång till dataskärmar, endast laptoppen är inte ett fullgott alternativ då möjligheten att visualisera information är tämligen begränsat. Skärmar kräver å sin sida skrivbordsyta. Vilket för oss till utmaningen att alla har inte ytor över för att skapa en god arbetsplats hemma – tänk exempelvis unga par i små lägenheter. En annan aspekt är också att alla har inte lugn och ro hemma att kunna fokusera. Ofta kan det därför vara en bra idé att man ändå erbjuder en diversifierad arbetsmiljö på kontoret med olika typer av ytor för olika typer av aktiviteter.

_______________________________________________________________________________

Går ni i tankar att se över ert arbetssätt kan ni läsa om våra tjänster här.

Vi certifierar arbetsplatsstrateger i vår beprövade metod. Läs om utbildningen här

Följ oss även gärna på LinkedIn för fler insikter och nyheter