Att flödet av information i samhället och på arbetsplatser ökar är något som diskuteras och flitigt refereras till. Vissa planlösningar, så som öppna kontorslandskap, är designade med syftet att underlätta kommunikation mellan medarbetare och underlätta informationsöverföring och då vi föds med samma genetiska och kognitiva förutsättningar som våra förfäder ställer sig många frågan om vi är designade för att kunna hantera den ökade stressen.
En egenskap hos människan som skiljer henne från många andra djurarter är hennes enorma påhittighet och benägenhet att förändra sin miljö för att uppnå fördelar. Påhittigheten tillsammans med nyfikenhet och behovet att förstå omvärlden kan anses ha varit naven till det informationssamhället, och bidragit till det organisatoriska, tekniska och arkitektoniska kunskapsökningen som gör att våra arbetsplatser och samhället i stort sett ser ut som det gör idag. Oavsett om man trivs med den ökade interaktionsmöjligheterna och informationsfloran behöver vi förhålla oss till dessa för att kunna fungera, må bra och trivas. Att detta för vissa är en större utmaning än för andra kan delvis förklaras av att individuella kognitiva skillnader men också att vissa har utvecklat strategier och förhållningssätt som gör det enklare att hantera den stress som informationsfloran och kommunikationskanalerna kan skapa. Men vad finns det då för strategier och vilka kan anses fungera?
Om du tycker dig bli/vara stressad av informations- och kommunikationskanaler, kan du ta en kort stund till att fundera. Utgå exempelvis från din arbetsplats. Vilken kontorstyp sitter du i? Är det cellkontor, delade rum, öppet kontorslandskap, flexkontor eller en blandning av dessa? Vilka möjligheter till avskildhet finns det på kontoret? Vilka använder du dig av när du behöver arbeta för dig själv? Fundera över vilka kanaler dina kollegor och chefer använder sig av för att nå ut med information eller komma i kontakt med dig. Fundera också på hur ofta du är tillgänglig på dessa kanaler samt vilka av dessa kanaler som distraherar dig när du behöver koncentrera dig. Finns det kanaler som du inte skapar distraktion? När du funderat själv en stund, kan du fortsätta läsa nedan. Där hittar du olika stressorer och olika strategier som generellt kan vara bra för att förstå och hantera dessa.
De kanaler som i huvudsak används för att snabbt och smidigt informera medarbetare är e-post, någon form av intern webbaserad informationssystemet, webbaserad eller fysisk anslagstavla och möten. Tjänstemän som behöver använda Internet för att inhämta information behöver även hantera upp-poppande reklamkampanjer och flash-annonser som skriker efter uppmärksamhet. Vanliga direkta kommunikationskanaler å andra sidan är telefon, sms, diverse chattprogram, e-post eller “fysiska” dialoger.
När du verkligen behöver genomföra en koncentrations krävande uppgifter behöver du så långt som möjligt fjärma dig från distraktioner som kan avleda dig från ditt arbete. Signalera på något sätt till andra att du inte vill bli störd. Om du sitter i en miljö full av distraktioner kan det vara klokt att överväga om du inte istället ska sätta dig någonstans där det är lugnare. Har ni mötesrum som inte används kan det vara en bra lösning att använda rummet om tekniska förutsättningar finns. Saknas det sådana möjligheter på din arbetsplats? Då är det viktigt att du förmedlar till andra hur du kommer göra/gör när du inte vill bli störd.
Är det möjligt stäng av e-postklienten och telefonen när du behöver koncentrera dig. Märker du att telefonen ringer eller vibrerar kan det vara tillräckligt för att du ska avledas från din tankegång. Samma sak gäller även e-post. För även om du inte öppnar breven som dimper ner, blir du distraherad när du hör ljudet som signalerar att en ny e-post har mottagits. Ljudet gör dig även förmodligen nyfiken på vad det är för information som ligger och väntar. Om du kommunicerar mycket med dina vänner och kollegor via chattklient, se även till att uppdatera din status till upptagen eller stäng av din klient om du av erfarenhet vet att folk inte respekterar statusen. Kommer en kollega fram till dig för att diskutera något ärende trots allt, be då snabbt om att få återkomma när du är färdig med uppgiften. På så sätt blir du snabbare färdig med din uppgift och samtidigt upprätthåller rutinerna som du skapat för att inte bli störd.
När du arbetat färdigt är det viktigt att du åter kan visa att du är tillgänglig. Upplever dina kollegor att du ständigt stänger av alla kommunikationskanaler till dig kommer det skapa frustration då de kan behöva ditt stöd för att komma vidare med sina egna uppgifter. Det är viktigt att skapa utrymme för dig att koncentrerat kunna genomföra ditt arbete och samtidigt vara kontaktbar både före och efter dessa tidsfönster. Se därför till att ringa tillbaka till de som har ringt och lämnat meddelande och kanske själv ta kontakt med kollegan du lovade återkomma till.