Ett arbetsförmedlingskontors resa till en flexibel verksamhetsanpassat kontor och arbetssätt

Intervju med Johan Karlsson

Johan Karlsson är lokal projektsamordnare på Arbetsförmedlingen i Värnamo. Förmedlingskontoret håller på att ställa om till nytt arbetssätt som Johan berättar om nedan.

Vår resa började i februari 2015, då vi fick godkänt att påbörja en förstudie inför eventuell ombyggnation eller flytt till nya lokaler. Vi hade växt ur nuvarande lokaler och de stödde inte heller den verksamhet som bedrevs i lokalerna. 

 “I myndigheten hade det börjat pratas om aktivitetsbaserat arbetssätt, och vi fick frågan om det var något vi var intresserade av. Vad var det för något? Skulle vi inte ha vårt egna skrivbord kvar? Ja, frågorna var många, men vi var också väldigt nyfikna.”

Vi hade på nära håll sett hur nya, fräscha och rymliga lokaler på några år gick till trångbodda. Fanns det kanske en annan lösning som minskade en sådan risk? Det som började som ett rent lokalprojekt har utvecklats till att bli ett pilotprojekt i syfte att ta fram ett arbetssätt och lokalkoncept för framtidens Arbetsförmedling. Vi arbetar i en föränderlig verksamhet och har också behov av lokaler som stödjer den verksamhet vi bedriver.
Sedan vi fick frågan om vi var intresserade av aktivitetsbaserat arbetssätt, har vi kommit en lång bit. Vi har läst på, kollat på filmklipp, varit på studiebesök, deltagit på konferenser, gjort beläggningsmätningar och analys av nuvarande arbetssätt mm. Detta ledde fram till att vi beslutade att aktivitetsbaserat arbetssätt, eller verksamhetsbaserat arbetssätt som vi kallar det inom Arbetsförmedlingen, är något för oss. Därefter har processen fortsatt med framtagning av ritningar utifrån ett verksamhetsbaserat arbetssätt, och i dagsläget väntar vi på att ombyggnationen av de nya lokalerna ska sätta igång. Även om vi har kommit en lång bit, så har vi ett omfattande arbete framför oss. Närmast i vår process ligger att vi ska börja förändra vårt arbetssätt och förbereda inflyttningen i de nya lokalerna hösten 2017.

“Vår process har hela tiden styrts utifrån medarbetarperspektivet. Vad behöver vi som ska arbeta i lokalerna för typ av lokaler för att lyckas med vårt arbete?”

Lokalerna och arbetssättet ska bidra till att vi har en god hälsa och trivs på arbetsplatsen, att vi har förutsättningar att utföra vårt arbete. Samtidigt ligger målen också på strategisk nivå då Arbetsförmedlingen ska vara en attraktiv arbetsgivare samt arbeta mer miljövänligt, bl.a. genom att minska pappersåtgången. Vi har en lokal lokalgrupp med representanter från stödfunktioner, chefer, medarbetare och fackliga representanter. Vi har också undergrupper inom inredning och teknik, och ska starta igång en aktivitetsgrupp. I dessa finns representanter från lokalgruppen med, men också medarbetare som anmält intresse.
Att införa ett förändrat arbetssätt i nya lokaler är en stor utmaning för en arbetsplats. Därför tror vi att engagera arbetsplatsen i processen och planerandet så mycket som möjligt är en framgångsfaktor.
Johan Karlsson och kollegor deltog i konferensen och rundvandringen 29-30 november 2016.