For an English version please see below

Denna information är till dig som tillfrågats att delta i en enkätundersökning om kontorsmiljön från WeOffice AB, 559083-3843 (“WeOffice”).

Syftet med undersökningen är att samla in och analysera medarbetarnas svar avseende kontors- och arbetsmiljön samt aktivitetsmönster. Datan kommer användas för att bättre förstå den nuvarande arbetsmiljön, framtagning av ett arbetsplatskoncept och/eller för att komma med förbättringsförslag om hur kontors- och arbetsmiljön kan förbättras.

Den personuppgiftsansvarige, WeOffice, har erhållit personuppgifter från deltagarna (exempelvis, för- och efternamn, e-postadress till arbetsplatsen, namn på den närmast ansvarige chefen, namn på avdelning samt arbetsenhet/team) från arbetsgivarens HR-avdelning. Som laglig grund för behandling av sådana uppgifter hänför sig WeOffice till att WeOffice behöver uppgifterna för att uppfylla sitt kontrakt med arbetsgivaren. Deltagare har dock även för dessa uppgifter rätt att använda sig av sina rättigheter under Dataskyddsförordningen (”GDPR”) såsom beskrivs vidare i WeOffcies Privacy Policy på hemsidan www.weoffice.se.

För att uppfylla kontraktet med arbetsgivaren behöver WeOffice även behandla ytterligare personuppgifter (det vill säga samla in, använda, lagra och radera uppgifter som kan identifiera deltagare) som lämnas i samband med ifyllandet av enkäten. Insamlingen och behandlingen av sådana personuppgifter (exempelvis uppgifter om deltagarnas uppfattning av arbetsplatsmiljön, uppgifter om deltagarnas jobbaktiviteter, uppgifter om deltagarnas samarbeten med andra avdelningar hos arbetsgivaren samt därtill tillhörande uppgifter) görs mot bakgrund av deltagarnas informerade samtycke som legal grund för behandlingen. Det är frivilligt att delta i enkätundersökningen och deltagarna kan närsomhelst avsluta sitt deltagande, utan att behöva ange skäl. Sådant avslut av deltagande gör dock inte behandlingen av tidigare insamlade uppgifter olaglig.

WeOffice ber om ditt samtycke att behandla uppgifterna som efterfrågas i enkätundersökningen så att vi kan samla in data enligt informationen given i detta informationsbrev. Data som kommer att presenteras i kommande rapport, kommer att presenteras på gruppnivå så att enskilda deltagare inte kan identifieras.

Deltagarnas personuppgifter kommer att lagras på servrar hos Loopia AB, ett personuppgiftsbiträde till WeOffice (ingen data lagras utanför EU), i maximalt sex månader efter det att studien slutförts, och personuppgifterna kommer efter detta datum anonymiseras så att enskilda svar inte kan kopplas till specifika personer. De anonymiserade uppgifterna kan komma att användas tillsammans med andra anonymiserade uppgifter från liknande enkätundersökningar som jämförelsedata.

Ni har bland annat rätt att begära ett registerutdrag av de personuppgifter som vi behandlar om dig, ni har rätt att begränsa vår behandling av dina personuppgifter, ni har rätt att få era personuppgifter raderade (”rätten att bli bortglömd”), rätt till data portabilitet (att få personuppgifterna flyttade) samt rätt att återkalla ert samtycke att behandla dina personuppgifter. Om era personuppgifter har raderats eller anonymiserats efter sex månader kan vi dock, efter denna tid, inte alltid fullt ut tillgodose en sådan begäran. För mer information om era rättigheter se: https://www.datainspektionen.se/lagar–regler/dataskyddsforordningen/de-registrerades-rattigheter/.

Ni har också rätta att framföra klagomål om ni anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen, sådant klagomål ska initialt framföras till info@weoffice.se, och om ni inte är nöjd med vårt svar, till datainspektionen@datainspektionen.se. Se mer här https://www.datainspektionen.se/vagledningar/for-dig-som-privatperson/klagomal-och-tips/.

General Survey Information sheet

This information sheet is made available to those who may choose to participate in the Office project study survey questionnaire.

The purpose of the survey study is to gather and analyse data of the participants’ perception of the workplace environment in order to better understand the current workplace environment, create a workplace concept and/or to make informed suggestions on how to improve the workplace environment.

The Data Controller WeOffice AB, 559083-3843 (“WeOffice”), have received personal data on the participants (i.e. full name, work place email address, name of closets supervisor/manager, department and team/unit name) of the Human Resources department of your company on the legal basis of fulfilling the contract with your company. Participants may use their rights under the General Data Protection Regulation (”GDPR”) regarding such data as further described in the privacy policy of WeOffice on the webpage of www.weoffice.se.

WeOffice will, however, to able to fulfil the contract, also be needing to process personal data (that is, collect, use, store and destroy data that identifies participants) connected to the survey questionnaire. The collection and procession of such data (for example data on the participants perception of work place environment, data on the participants activities, data on the participants cooperation with other departments within the company and other such related data) will made on the legal basis of the participants informed consent. It is voluntary to participate in the survey questionnaire and participants can withdraw from the study at any time, without having to give a reason. Such withdrawal will not make the previous processing of data unlawful.

WeOffice asks for your consent to process the data asked as described in this information sheet. Data that will be presented in reports and will only be presented on a group level in a way so that no individual can be connected to his/her specific answer.

Your personal data will be held securely on the servers of Loopia AB, a Data Processor of WeOffice, (we will not store your data outside of the EU) for maximum six months after the completion of the survey study, and securely anonymised after that date. The anonymised data may be used together with other such data from other office studies for benchmark purposes. Such data will only be identified by branch level of the participants.

You have the right to request a copy of the personal data we hold about you, to restrict the use of your personal data, to be forgotten, to data portability, and to withdraw your consent for the use of your data. If your data is destroyed or anonymised after six months we might, however, after this time not be able to fully comply with such request. For more information on your rights in general, please see the information on the following: https://www.datainspektionen.se/other-lang/in-english/the-general-data-protection-regulation-gdpr/the-data-subjects-rights/

You also have the right to lodge a complaint about the use of your personal data, such complaint may initially be made to info@weoffice.se, and if you are unhappy with our response, to the Swedish Data Protection Authority at personuppgiftsincident@datainspektionen.se, for more information please see: https://www.datainspektionen.se/other-lang/in-english/the-general-data-protection-regulation-gdpr/notification-of-personal-data-breaches/.

Sincerely,

_____________________

Aram Seddigh, CEO of WeOffice

Data controller: WeOffice AB, 559083-3843, Nina Einhorns gata 3A, 113 66 Stockholm, www.weoffice.se

Phone number: 0046-739793663

Email address: info@weoffice.se or aram@weoffice.se